Privacyverklaring

Laatste wijziging: 30 september 2026

CCC.FotoUnie BV respecteert de privacy van klanten, members, deelnemers, modellen, fotografen, docenten, begeleiders, medewerkers, websitebezoekers en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze beschermen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

CCC.FotoUnie BV
Dragonstraat 16
5044 HR Tilburg
KvK: 17125856
E-mail: contact@fotounie.nl

FotoUnie heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor vragen over privacy en persoonsgegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer je:

• een website, Ticketshop of MijnFotoUnie van FotoUnie bezoekt;
• een account aanmaakt of gebruikt;
• een ticket, workshop, cursus, fotoshoot, reis, lezing, evenement, product of membership koopt;
• deelneemt als fotograaf, model, docent, begeleider, assistent, visagist, bodypainter, helper of in een andere rol;
• je inschrijft voor een nieuwsbrief of andere communicatie;
• contact opneemt, een aanvraag doet of een klacht indient;
• op een andere manier gegevens aan FotoUnie verstrekt.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je relatie met FotoUnie kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voornaam, tussenvoegsel en achternaam;
• adres, postcode en woonplaats, wanneer dit voor een bestelling, overeenkomst of factuur nodig is;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• accountgegevens en gegevens die nodig zijn om je bij MijnFotoUnie aan te melden;
• klant-, persoons-, order-, ticket-, factuur- en administratienummers;
• bestellingen, boekingen, tickets, betalingen, terugbetalingen en facturen;
• workshops, cursussen, fotoshoots, reizen, lezingen, evenementen, projecten en andere activiteiten waaraan je deelneemt of hebt deelgenomen;
• deelname-, aanwezigheids-, check-in-, annulerings- en verplaatsingsgegevens;
• je rol, bijvoorbeeld fotograaf, model, docent, begeleider, assistent, visagist, bodypainter of helper;
• membershipstatus, membershipjaar, betaalwijze, opzeggingen, loyaliteitskorting en beschikbare of gebruikte membertegoeden;
• communicatievoorkeuren, zoals e-mail, WhatsApp of beide;
• nieuwsbriefstatus, waaronder actief, afgemeld, bounced of wachtend op bevestiging;
• toestemmingen, verklaringen en acceptatie van algemene voorwaarden, raamovereenkomsten of andere afspraken;
• berichten, vragen, opmerkingen, klachten en correspondentie;
• profielgegevens, biografieën, websites, sociale-media-adressen en foto’s die je zelf aanlevert;
• foto- en videomateriaal dat tijdens activiteiten wordt gemaakt;
• technische en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, datum en tijd van inloggen, browsergegevens, foutmeldingen, noodzakelijke cookies en beveiligingslogs.

4. Hoe krijgen wij deze gegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld bij een registratie, bestelling, betaling, inschrijving, import, contactverzoek of gebruik van MijnFotoUnie.

Gegevens kunnen daarnaast afkomstig zijn uit de Ticketshop, WooCommerce, MijnFotoUnie, de FotoUnie Administratie, een betaalprovider, een eerder gebruikt boekingssysteem, een door jou of een medewerker aangeleverd bestand of een gekoppelde agenda. Wanneer een boeking voor een gast wordt gedaan, kunnen gegevens door de hoofdboeker worden verstrekt.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

• voor het aanmaken, koppelen en beheren van klant- en deelnemersaccounts;
• voor het functioneren van MijnFotoUnie;
• voor het verwerken van bestellingen, betalingen, facturen, tickets en terugbetalingen;
• voor het beheren van memberships, betaalkeuzes en membertegoeden;
• voor het organiseren en uitvoeren van workshops, cursussen, fotoshoots, reizen, lezingen, evenementen en projecten;
• voor het registreren van deelnemers, modellen, begeleiders, docenten en andere betrokkenen;
• voor het informeren over praktische zaken, wijzigingen, verplaatsingen, annuleringen en herinneringen;
• voor het afhandelen van vragen, verzoeken en klachten;
• voor het vastleggen van toestemming, portretrecht, auteursrecht, rollen en andere afspraken;
• voor het bijhouden van een deelnemers- en activiteitenhistorie;
• voor het beveiligen, controleren, onderhouden en verbeteren van onze websites en systemen;
• voor het voorkomen en onderzoeken van misbruik, fraude en onbevoegde toegang;
• voor het verzenden van nieuwsbrieven wanneer daarvoor toestemming is gegeven;
• voor onze boekhouding, belastingadministratie en andere wettelijke verplichtingen;
• voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

6. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

FotoUnie verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor een bestelling, ticket, deelname, membership, betaling, account of MijnFotoUnie.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële en fiscale administratie.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, noodzakelijke bedrijfsadministratie, het behandelen van geschillen en het verbeteren van onze dienstverlening. Wij wegen dit belang af tegen jouw privacybelang.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven en bepaalde vormen van publicatie of promotioneel gebruik van foto- en videomateriaal.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

7. MijnFotoUnie

MijnFotoUnie is het persoonlijke klant- en deelnemersportaal van FotoUnie. In MijnFotoUnie kunnen onder meer persoonsgegevens, contactgegevens, bestellingen, boekingen, tickets, facturen, memberships, betaalkeuzes, tegoeden, documenten, toestemmingen en communicatievoorkeuren zichtbaar of aanpasbaar zijn.

De gegevens in MijnFotoUnie worden gekoppeld aan de FotoUnie Administratie en, waar nodig, aan de Ticketshop en betaaldiensten. Wij gebruiken identificerende gegevens, zoals het e-mailadres en interne persoonsnummers, om gegevens aan de juiste persoon te koppelen.

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig bewaren van hun inloggegevens. Vermoed je dat iemand anders toegang heeft tot je account, neem dan direct contact op met FotoUnie.

8. Memberships en betalingen

Voor het uitvoeren van een FotoUnie Membership verwerken wij onder andere de membershipstatus, het membershipjaar, de gekozen betaalwijze, betalingen, opzeggingen, kortingen en gebruikte of beschikbare tegoeden.

Voor automatische of terugkerende betalingen kunnen gegevens worden uitgewisseld met onze betaalprovider en abonnementssoftware. FotoUnie ontvangt niet alle vertrouwelijke betaalgegevens, zoals volledige bank- of kaartbeveiligingsgegevens. Deze worden door de betaalprovider verwerkt.

9. Foto’s en video’s

Tijdens activiteiten van FotoUnie kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Voor deelnemers, modellen, fotografen en andere betrokkenen kunnen aanvullende afspraken gelden over auteursrecht, portretrecht, gebruik, publicatie en het delen van beelden.

Deze afspraken kunnen zijn opgenomen in de activiteitbeschrijving, algemene voorwaarden, huisregels, tickets of een afzonderlijke raam-, model- of samenwerkingsovereenkomst. Voor gebruik waarvoor afzonderlijke toestemming nodig is, vragen wij deze toestemming apart.

10. Nieuwsbrieven en communicatie

Wij sturen noodzakelijke berichten over bestellingen, deelnames, memberships, betalingen en wijzigingen omdat deze communicatie onderdeel is van onze dienstverlening.

Nieuwsbrieven en promotionele e-mails versturen wij wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit anders wettelijk is toegestaan. Je kunt je via de afmeldlink of via MijnFotoUnie afmelden. Wij kunnen je e-mailadres daarna beperkt bewaren op een uitsluitingslijst om te voorkomen dat je opnieuw onbedoeld wordt aangemeld.

11. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij kunnen daarbij gebruikmaken van partijen voor:

• websitehosting, serverbeheer, back-ups, beveiliging en technisch onderhoud;
• de FotoUnie-websites, Ticketshop, WooCommerce en MijnFotoUnie;
• betalingen en automatische incasso’s, waaronder Mollie;
• abonnements- en membershipverwerking;
• e-mail, transactionele berichten en nieuwsbrieven, waaronder Inboxify en onze mailproviders;
• agenda- en planningsdiensten, waaronder Google Calendar;
• boekhouding, facturatie en fiscale administratie;
• drukwerk, publicaties, verzendingen en projecten waarvoor je gegevens hebt verstrekt;
• juridisch, financieel of technisch advies wanneer dat noodzakelijk is.

Met partijen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig schriftelijke afspraken over beveiliging, geheimhouding, bewaartermijnen, subverwerkers en datalekken. Sommige partijen, zoals betaalproviders, kunnen voor een deel van hun dienstverlening zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, controleren wij of daarvoor een geldige wettelijke waarborg bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

13. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wij hanteren daarbij in beginsel de volgende uitgangspunten:

• financiële administratie, facturen en relevante betalingsgegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn;
• accounts en portaalgegevens: zolang het account of de klantrelatie actief is en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor administratie, vragen of mogelijke geschillen;
• bestellingen, tickets en deelnamehistorie: zolang dit nodig is voor de uitvoering, administratie, bewijsvoering en afhandeling van eventuele aanspraken;
• membershipgegevens en tegoeden: zolang het membership, de tegoeden of daaruit voortvloeiende rechten relevant zijn;
• nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt, met mogelijk een beperkte registratie op de uitsluitingslijst;
• toestemmingen en overeenkomsten: zolang wij het gebruik waarop de toestemming of overeenkomst betrekking heeft moeten kunnen verantwoorden;
• technische en beveiligingslogs: niet langer dan nodig voor beveiliging en onderzoek, tenzij een incident aanleiding geeft om gegevens langer te bewaren;
• vragen en correspondentie: zolang dit nodig is voor behandeling en eventuele opvolging.

Wanneer volledige bewaring niet meer nodig is, verwijderen of anonimiseren wij gegevens voor zover dit technisch en wettelijk mogelijk is.

14. Beveiliging

FotoUnie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, wijziging, onbevoegde toegang, misbruik en ongewenste openbaarmaking.

Deze maatregelen omvatten waar passend onder andere beveiligde verbindingen, toegangsbeperking op basis van rollen, persoonlijke accounts, tweefactorauthenticatie voor beheerders, beveiligingsupdates, back-ups, logging, afgeschermde documenten en periodieke controle van toegangsrechten.

15. Cookies en technische gegevens

Onze websites gebruiken noodzakelijke cookies voor onder andere inloggen, winkelwagenfunctionaliteit, beveiliging en het onthouden van technische voorkeuren. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is. Meer informatie kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

FotoUnie neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Systemen kunnen wel automatische controles, koppelingen, herinneringen, voorraadberekeningen of signaleringen uitvoeren. Waar nodig kan een medewerker deze beoordelen en corrigeren.

17. Gegevens van minderjarigen

Wanneer een minderjarige deelneemt, kunnen wij aanvullende toestemming of gegevens van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger vragen wanneer dit wettelijk of voor de activiteit noodzakelijk is. Wij verwerken van minderjarigen niet meer gegevens dan voor de betreffende deelname nodig is.

18. Jouw privacyrechten

Je kunt ons verzoeken om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens wanneer dat wettelijk mogelijk is;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van daarvoor geschikte gegevens;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Stuur je verzoek naar contact@fotounie.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer dat noodzakelijk is, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Niet ieder verzoek kan volledig worden uitgevoerd. Wij kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn financiële gegevens te bewaren of gegevens nodig hebben voor de uitvoering van een overeenkomst of een juridisch geschil. In dat geval leggen wij uit waarom wij bepaalde gegevens niet direct kunnen verwijderen.

19. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via contact@fotounie.nl, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

20. Datalekken

Vermoed je dat persoonsgegevens onbevoegd toegankelijk zijn geworden, verkeerd zijn verzonden of verloren zijn geraakt? Meld dit dan zo snel mogelijk via contact@fotounie.nl. Wij onderzoeken de melding en nemen waar nodig maatregelen. Indien wettelijk verplicht melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen.

21. Wijzigingen

FotoUnie kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen daar aanvullend over informeren.