Klachtenprocedure – FotoUnie B.V.

Doel:
Deze klachtenprocedure beschrijft hoe FotoUnie omgaat met klachten van cursisten, deelnemers, docenten en andere betrokkenen, met het oog op kwaliteitsverbetering en transparantie.

1. Indienen van een klacht

• Klachten kunnen schriftelijk worden ingediend per e-mail via klachten @fotounie.nl of per post naar:
FotoUnie B.V., t.a.v. Klachtencommissie, Dragonstraat 16, 5044HR Tilburg.
• Een klacht dient zo volledig mogelijk te worden omschreven, inclusief:
– Naam en contactgegevens van de klager.
– Datum en plaats van het voorval.
– Een duidelijke beschrijving van de klacht.
– Eventuele relevante documenten of bewijsmateriaal.

2. Bevestiging van ontvangst

• Binnen 5 werkdagen na ontvangst ontvangt de klager een bevestiging van ontvangst.
• De klager wordt geïnformeerd over de verdere procedure en de verwachte afhandeltijd.

3. Behandeling van de klacht

• De klacht wordt onderzocht door een aangewezen medewerker of een onafhankelijke klachtenfunctionaris die niet direct betrokken is bij het voorval.
• Indien nodig kan er aanvullende informatie worden opgevraagd of kan de klager worden uitgenodigd voor een gesprek.
• FotoUnie streeft ernaar de klacht binnen 4 weken af te handelen. Indien meer tijd nodig is, wordt de klager hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld met vermelding van de reden en de nieuwe termijn.

4. Uitkomst en maatregelen

• De uitkomst van het onderzoek en eventuele maatregelen worden schriftelijk aan de klager medegedeeld.
• Indien de klacht gegrond wordt verklaard, zal FotoUnie passende maatregelen nemen om herhaling te voorkomen.

5. Beroepsmogelijkheid

• Indien de klager zich niet kan vinden in de uitkomst, kan hij/zij binnen 2 weken na ontvangst van het besluit schriftelijk bezwaar maken bij de directie van FotoUnie.
• De directie neemt binnen 4 weken een definitief besluit.

6. Registratie en evaluatie

• Alle klachten en de uitkomsten daarvan worden vertrouwelijk geregistreerd en minimaal 2 jaar bewaard.
• Jaarlijks worden de geregistreerde klachten geëvalueerd om structurele verbeteringen door te voeren.

7. Vertrouwelijkheid en privacy

• Alle klachten en persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld conform de geldende privacywetgeving (AVG).